18 mei 2022

e-Depot voor Streekarchief Voorne-Putten een feit

DiVault als beste uit de aanbesteding
DiVault is door een selectieteam gekozen uit de inschrijvers van een openbare aanbesteding. Naast het Streekachief en Syntrophos zijn ook de vier gemeenten van Voorne-Putten betrokken geweest bij dit aankoopproces. Uiteindelijk zal een groot deel van de gemeentelijke archieven neerslag krijgen in dit e-depot. Het e-depot biedt ook de mogelijkheid om al eerder te bewaren of zelfs op termijn te vernietigen informatie onder te brengen. 

Wat is een E-depot (Definitie van Nora)?
Een e-Depot is een voorziening met functionaliteit voor de opslag, het beheer en de ontsluiting van de digitale archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Het e-Depot kan grote hoeveelheden bestanden opslaan. Maar het is meer dan alleen geheugenruimte: de opgeslagen informatie moet ook weer opvraagbaar zijn. Nu en over lange tijd. Dit vraagt om speciaal voor archiefbeheer ontwikkelde software waarmee informatie bruikbaar en zichtbaar wordt; slimme technieken ordenen informatie en maken het leesbaar op elk beeldscherm, in welke vorm de informatie destijds dan ook het e-Depot ingegaan is.

Waarom zijn e-depots nodig?
Net als analoog materiaal, zoals bijvoorbeeld een papieren document, kan ook digitaal materiaal vergaan. Bij digitale informatie gebeurt dat vaak eerder dan een gemiddeld papieren document. Bestandsformaten verouderen redelijk snel en kunnen in principe al binnen een aantal jaar niet meer leesbaar zijn, doordat de software in onbruik raakt. Ook is het mogelijk dat door versiewijziging van de gebruikte software opmaakinformatie al verloren gaat.

Om de digitale informatie toegankelijk en integer te houden, wordt deze in een e-depot opgenomen. Daar wordt zij actief gemonitord en bij dreigende "veroudering" van de bestandsformaten wordt ingegrepen.

Door als Streekarchief een e-Depot te gebruiken is het ook mogelijk om iedereen die toegang heeft tot een computer en internet het Digitale Archief te laten raadplegen. 

Vragen?
Heb je vragen over het e-depot, dan kun je contact opnemen met Boukje Wolters, e-depot beheerder Streekarchief.

Tekenmoment tussen Streekarchief, DiVault en Syntrophos

Fotobijschrift: Tekenen contract voor het e-depot met van links naar rechts: A.R. Mittertreiner (Syntrophos), A.A. van der Houwen (Streekarchief) en H. Mannaert (DiVault)