Tips - deelproject iConnect - migratie Voorne aan Zee

De gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne vormen per 1 januari 2023 de nieuwe gemeente Voorne aan Zee. De weg naar deze herindeling was voor de betrokken gemeenten een ingrijpend en complex proces. Het raakte niet alleen alle bestuurslagen, maar ook de medewerkers en inwoners. Onderdeel van de herindeling was het deelproject iConnect van PinkRoccade. In dit interview lees je hoe de nieuwe gemeente en wij dit migratietraject hebben beleefd. Ook geven wij tips aan gemeenten die nog een herindeling te wachten staat.
 
Wil je na het lezen van het interview sparren met één van deze project-toppers? Voel je vrij om eenieder te connecten via LinkedIn. Want naast het delen van kennis op papier, helpen ze je in de praktijk ook graag verder!

EEN GROTE SPRINT dIE OVERLIEP IN EEN MARATHON

Peter van den Beemt, opdrachtgever namens de projectorganisatie Voorne aan Zee, is kartrekker van de bouwsteen Interne Dienstverlening.

Een gemeentelijke herindeling is uniek en maak je meestal maar één keer in je leven mee. Mijn boodschap aan het migratieteam was: ga er
met enthousiasme in en maak er wat moois van! Als medewerker kun je echt een bijzondere bijdrage leveren! Er is door de projectorganisatie veel aandacht besteed aan de medewerkers, want ook voor hen was het een grote verandering. Ze kwamen in een nieuw team en daardoor vaak in een nieuwe functie. Daarom is de juiste begeleiding ook zo belangrijk. Er is steeds volledige transparantie geboden. Er waren zogenaamde zeepkist-bijeenkomsten georganiseerd waar je wekelijks werd bijgepraat
over de voortgang van het project. Dit was ook via het intra- en internet te volgen.
Een van de uitgangspunten was dat de loketten in Brielle, Rockanje en Hellevoetsluis ook na de fusie open zouden blijven. Op deze wijze veranderde er tijdens de migratie voor hen zo min mogelijk. Of deze lokketten voor altijd open blijven weet ik niet. Eventuele toekomstige wijzigingen hierin hangen af van politieke keuzes. Ik heb de herindeling ervaren als een grote sprint die overliep in een marathon. Het goed neerzetten van een nieuwe organisatie duurt jaren. Je kan alles van tevoren bedenken, maar zaken gaan niet
altijd zoals je had bedacht. Je hebt te maken met een nieuw college en een nieuwe raad, en die kijken er nou eenmaal anders tegenaan dan de individuele gemeenten. Ik ben er dan ook erg blij mee dat het college de wijken en buurten van onze gemeenten vertegenwoordigt. Hierdoor kunnen we anticiperen op wat daar speelt.
De weerbaarheid van de medewerkers heeft mij echt versteld doen staan. Pas als je midden in het project zit kom je erachter wat zij voor hun kiezen hebben gehad. Je denkt namelijk dat iedereen op dezelfde golflengte zit, maar door de omvang en complexiteit van het project zie je nog weleens iemand over het hoofd. Dat de mensen toch steeds de veerkracht vonden om het werk op te pakken vind ik fantastisch!

Mijn tip: ga vroegtijdig met alle partners om de tafel zitten om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Zorg er daarna voor dat je de business van de
techniek weet te scheiden. Dit is het succes van de uitvoering geweest.

IT TAKES TWO TO TANGO

Allard Mittertreiner, directeur van Syntrophos en Erwin van Leiden, afdelingsmanager ICT/plaatsvervangend directeur van Syntrophos, zijn ontzettend trots op hun mensen.

In dit traject hadden we te maken met heel veel partijen! Goede communicatie, korte lijnen en een goede planning is daarbij essentieel, want je hebt elkaar hard nodig. We hebben de samenwerking dan ook als een grote dans ervaren. Je moet immers samen de dans maken om succes te behalen.
Daarbij is het belangrijk dat je weet wanneer je de dansvloer op moet. Dat de migratie tussen Kerst en nieuwjaarsdag zou plaatsvinden was vorig jaar al bekend, dus hebben
we binnen Syntrophos op voorhand verloven ingetrokken en heldere verwachtingen geschept naar ons team. Onze ervaring leert dat in het sluitstuk van het project nog veel zaken kunnen opspelen.
Om daar flexibel en wendbaar mee om te kunnen gaan, namen we plaats op zolder van het stadhuis om korte lijnen met de afdelingen en PinkRoccade te hebben. Op oudejaarsdag zat een collega met een glas champagne in de ene hand terwijl hij er met andere hand ervoor zorgde dat de BAGbestanden
goed werden ingelezen. Dat is voor ons het ultieme gevoel van commitment!

Onze tip: probeer besluitvorming over ICT-oplossingen (lees: de gemeentelijke werkprocessen) vroegtijdig en tevens goed afgewogen te krijgen.
Betrek hierbij de vakafdelingen en maak er een gezamenlijk feest van.

ZEER PRETTIGE SAMENWERKING

Charlotte Vijfvinkel is namens Syntrophos projectleider van het deelproject iConnect.

Makelaarsuite is het hart van je organisatie, waarin alle belangrijke persoons-, adres- en bedrijfsgegevens zijn opgeslagen. Om tot een realisatie te komen moet je dat opnieuw gaan opbouwen. we hebben eerst een analyse gemaakt van de huidige drie omgevingen en beschreven wat we willen meenemen naar de nieuwe organisatie. Aan de hand daarvan is in kaart gebracht welke leveranciers met welke koppelingen als eerste gaan aansluiten.
Door het businessteam scherp te houden kreeg ik de juiste prioriteiten boven tafel. Ik had immers de input van het team nodig om de planning te maken. Toen dit eenmaal helder was heb ik chronologisch de koppelingen op een tijdslijn geplaatst en ben ik gaan bellen met alle leveranciers.
Rick van Son, projectleider bij PinkRoccade, zorgde voor een planning van alle Pink-applicaties en heeft mij daarmee echt ontzorgd. Zo waren wij van alle deelprojecten als eerste klaar met onze planning, terwijl ons team qua complexiteit en omvang met het aantal te koppelen partijen de grootse uitdaging had. Een migratie van deze omvang was nieuw voor mij. In het begin zag ik op tegen de grootte en complexiteit ervan, maar mijn collega's geloofden in mij en gaven mij vertrouwen.
In het verleden heb ik een Makelaarsopleiding gehad van Bram Hanegraaf, Lead Consultant van iConnect. Rick zat toentertijd nog als planner op de binnendienst. Toen wij elkaar binnen dit project weer ontmoetten was er een feest van herkenning. Hoewel we inmiddels alledrie een andere rol hadden, heb ik de samenwerking met hen als zeer prettig ervaren. Er waren veel momentjes waarbij we de stand van zaken opmaakten en elkaar scherp hielden aan de opvolging. Het liep zo soepel!

Mijn tip: het testen van het applicatielandschap is enorm belangrijk! iConnect is het hart van de gegevensdistributie en raakt veel belangrijke processen. Het testen hiervan is essentieel. zorg voor goede testscenario's en een team van professionele testers.

DE WINKEL BLIJFT OPEN TERWIJL JE AAN HET VERBOUWEN BENT

George de Jongste is Teammanager Informatievoorziening bij gemeente Voorne aan Zee en samen met collega Ellen van den Heuvel de schakel tussen de business en het migratieproject.

De strakke deadline was wel een punt. We wisten al ruim twee jaar dat dit eraan zat te komen en waren al langer bezig met de voorbereidingen. Ook dachten we goed na over de gemeente die we willen zijn na de fusie. Het is een stressvolle periode geweest voor iedereen, want de winkel blijft open terwijl je aan het verbouwen bent. En we zijn nog niet klaar. De kernapplicaties zijn geharmoniseerd, maar overal staan nog verhuisdozen die uitgepakt moeten worden. We zijn de overige harmonisering nu aan het voorbereiden en pakken zo direct door. Ik ben er enorm trots op dat we dit samen gefikst hebben! Door de prettige onderlinge communicatie binnen het project hebben we pragmatisch gewerkt. Toch is een herindeling voor de één een kans, maar voor de ander een bezwaar. Dit moet dus nog wel even verwerkt worden door sommigen. Zo zijn er collega’s weggegaan, maar daar komen weer nieuwe mensen voor terug. Er is veel aandacht voor teambuilding om intern voor eenheid te zorgen.

Mijn tip: zorg als businesskant van de organisatie dat je al in een heel vroeg stadium nadenkt over hoe de nieuwe organisatie moet gaan werken. Wij hadden twee jaar de tijd, maar richting het einde van het project werd tijd echt een kritische factor. In de laatste drie maanden kwam er zoveel op ons af. Je wilt je dan juist focussen op de techniek en niet langer op de inhoud.